Systèmes d’impression et solutions de dématérialisation (GED)

Réduction de vos coûts, sécurisation des documents sensibles et des échanges, diminution de votre impact environnemental ; COPWELL vous conseille et vous accompagne.

La digitalisation des entreprises s’accélère depuis la crise sanitaire et la généralisation du télétravail.

Les contraintes règlementaires (RGPD, Loi Macron), vous imposent également de dématérialiser de plus en plus de documents et de sécuriser vos échanges : factures électroniques, pièces comptables, envois sécurisés des bulletins de paie, sécurisation des données personnelles, …

Les imprimantes modernes servent toujours à imprimer … mais elles sont surtout devenues un incontournable de la dématérialisation. Intelligence embarquée (IA) et connectées à votre GED, elles permettent de classer et d’archiver automatiquement ou encore de lancer un processus métier comme un workflow de validation (signature électronique) en toute sécurité.

ENJEU #1, L’IMPRESSION DES DOCUMENTS RESTE UN INCONTOURNABLE.

Les impressions papier restent indispensables quelque soit l’activité de votre entreprise et cela représente une part considérable des dépenses, soit plus de 3% des revenus annuels.

Vous avez besoin de matériels de qualité, performants en termes de vitesse d’impression mais aussi plus économiques (consommables). Compact-tout-en-un ou imprimante à fonction unique pour une qualité professionnelle ? Nous avons le système d’impression qui vous convient en catalogue.

ENJEU #2, UNE DÉMARCHE ÉCOLOGIQUE ET PLUS DE SOBRIÉTÉ.

La responsabilité sociétale des entreprises (RSE) vous demande d’intégrer les préoccupations sociales et environnementales dans vos activités. Réduire la consommation de papier et les déchets (consommables), favoriser la dématérialisation des documents et utiliser des technologies plus propres sont aussi notre priorité. Nos solutions d’impression et de GED vous permettent de réduire votre empreinte environnementale ; et intègrent la collecte et le recyclage des consommables.

ENJEU #3, UNE MEILLEURE PRODUCTIVITÉ DES ÉQUIPES ET UNE SÉCURISATION OPTIMALE DES DONNÉES.

La dématérialisation des documents (contrats, factures, fiches de paies, bons de commande) vous permet d’optimiser les taches (distribution, courrier), de gagner du temps et de réduire les coûts de fonctionnement. Cela permet également de sécuriser les accès aux documents sensibles, un meilleur archivage et un meilleur stockage. Plus de pertes de document en cas de contrôle fiscal ou d’audit comptable !

 

5% de votre chiffre d’affaires, c’est ce que vous coûte en moyenne la gestion des documents papiers dont le traitement des factures, autant de leviers d’économies à réaliser ! 1 à 3% de vos dépenses, c’est le budget moyen d’une entreprise consacré à l’impression … alors que 25% des documents qu’impriment vos collaborateurs finissent à la poubelle 5 minutes après avoir tété imprimés !

 

Nos experts vous conseillent en systèmes plus responsables, performants, économiques et sécurisés; au plus juste de vos besoins et des impératifs liés à votre activité.

AUDIT D’IMPRESSION ET DE GESTION DOCUMENTAIRE

  • Systèmes d’impression existants : performance, consommation, obsolescence, volume d’impression
  • Éligibilité à la dématérialisation : bulletins, factures, contrats, etc.
  • Etude des usages, des pratiques et des coûts
  • Systèmes de stockage, archivage et accès aux documents
  • Contrôle des accès et de surveillance des locaux

SYSTÈMES D’IMPRESSION

  • Large gamme d’imprimantes : bureau, multifonctions, grand-format et traçeurs, impression mobile
  • Conseil en choix de solution : qualité d’impression, rapidité en volume, coûts, nuisance sonore
  • Label “Energy Star” garantissant une faible consommation d’énergie
  • Collecte et recyclage des consommables
  • Optimisation des coûts et solutions de financement

DÉMATÉRIALISATION ET GESTION DOCUMENTAIRE

  • Solution GED : traitement, partage, archivage sécurisé avec valeur probatoire
  • Authentification et gestion des droits d’accès
  • Stockage (cloud France), sauvegarde
  • Travail collaboratif et gestion des processus (workflows)
  • Signature électronique et suivi des contrats

SAV, MAINTENANCE ET MANAGED PRINT SERVICES

  • Hotline 5/7, intervention sur site <8h et télémaintenance < 1h
  • Gestion centralisée de votre parc : suivi des consommations, volume d’impression, relevé de compteurs automatisé, sécurisation des données collectée, détection des défaillances
  • Réapprovisionnement automatique des consommables

 

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